Prologue&Por favor, HarryProjects
Por favor, Harry

사내 업무 요청을 한 곳에서
받고 처리하는 플랫폼

전화·메신저·메일·자리 방문으로 흩어져 오던 요청을 담당자 한 사람이 모두 다시 정리하고 있었습니다.

재현: 어느 하루, 네 갈래로 담당자에게 온 요청 14건
01문제

네 갈래로 흩어져 들어오던 요청

업무 요청이 전화, 메신저, 메일, 직접 방문으로 흩어져 들어왔습니다. 요청하는 쪽은 내용을 다 정리하지 않은 채 보내는 일이 많아서, 받은 요청을 담당자가 하나하나 다시 정리해야 했습니다.

요청이 올 때마다 하던 일을 멈춰야 했고, "그거 어떻게 됐어요?"라는 연락도 수시로 왔습니다.

  1. 메신저

    단가표 양식에 시작일 좀 넣어주세요 급해요

  2. 4시간 53분 뒤
    자리로 찾아옴

    단가표 건 어떻게 됐어요?

  3. 1시간 57분 뒤
    메신저

    단가표 건 오늘 되나요?

같은 요청을 하루에 세 번 받았습니다. 처음에는 "급해요"뿐이었고, 언제까지 필요한지는 세 번째에야 나왔습니다.
전화 메신저 이메일 직접 방문 담당자가 다시 정리업무 효율 저하Por favor, Harry요청 내용 작성담당자 검토수락 여부·처리 예정일 전달진행 상황 모니터링
받은 요청은 담당자가 모두 다시 정리해 할 일 목록에 옮겨 적어야 했습니다.

할 일이 많고 적음을 떠나, 요청이 들어오는 경로가 너무 많은 것이 문제였습니다.

정해진 창구가 없으니 요청을 정리하고, 기억하고, 빠진 내용을 다시 묻는 일이 모두 담당자 몫이었습니다.

02Before & After

요청이 한 곳으로 모였습니다

전화·메신저·메일·방문으로 오던 요청이 한 화면에 카드로 모입니다. 담당자는 요청이 올 때마다 대응하지 않고, 이 목록을 한 번에 검토합니다.

어느 하루, 담당자에게 온 요청14건 · 네 갈래 · 같은 요청 3번재현
9시
10시
11시
12시
13시
14시
15시
16시

메신저7건

단가표 양식에 시작일 좀 넣어주세요 급해요같은 요청 1/3

아 그리고 저번에 말한 비품 화면도요

출고 화면 날짜 검색이 안 돼요ㅠ

재고 수량이 음수로 나오는데 확인 부탁요

검사 결과 엑셀로 뽑을 수 있게 되나요

아까 말한 거 메일로 다시 보낼게요

단가표 건 오늘 되나요?같은 요청 3/3

메일3건

[요청] 비품 신청 화면 필수값 추가 부탁드립니다

RE: RE: [요청] 거래처 코드 일괄 변경 건

월말 보고서 양식, 이번 주까지 될까요?

전화2건

인쇄 여백 → 오늘 중? (전화 2번 옴)

부재중 3통 · 생산팀 최 대리

자리 방문2건

단가표 건 어떻게 됐어요?같은 요청 2/3

로그인이 자꾸 풀린대요, 옆 팀도요

어느 하루, 담당자에게 온 요청재현
  1. 메신저

    단가표 양식에 시작일 좀 넣어주세요 급해요같은 요청 1/3

  2. 메신저

    아 그리고 저번에 말한 비품 화면도요

  3. 메일

    [요청] 비품 신청 화면 필수값 추가 부탁드립니다

  4. 메신저

    출고 화면 날짜 검색이 안 돼요ㅠ

  5. 전화

    인쇄 여백 → 오늘 중? (전화 2번 옴)

  6. 메일

    RE: RE: [요청] 거래처 코드 일괄 변경 건

  7. 메신저

    재고 수량이 음수로 나오는데 확인 부탁요

  8. 전화

    부재중 3통 · 생산팀 최 대리

  9. 메신저

    검사 결과 엑셀로 뽑을 수 있게 되나요

  10. 메일

    월말 보고서 양식, 이번 주까지 될까요?

  11. 메신저

    아까 말한 거 메일로 다시 보낼게요

  12. 자리 방문

    단가표 건 어떻게 됐어요?같은 요청 2/3

  13. 자리 방문

    로그인이 자꾸 풀린대요, 옆 팀도요

  14. 메신저

    단가표 건 오늘 되나요?같은 요청 3/3

Por favor, Harry 담당자 대시보드. 심사 대기 목록에 요청 두 건이 카드로 놓여 있다.
Before(재현): 메신저·메일·전화·자리 방문으로 흩어진 요청→After: 검토를 기다리는 요청이 한 곳에 카드로
03바꾼 흐름

업무 요청을 받는 창구를 하나로 통일했습니다

요청할 때 꼭 필요한 정보를 함께 적게 해서, 담당자가 요청 내용을 바로 파악할 수 있게 했습니다. 요청은 아래 순서로 처리됩니다.

전화 메신저 이메일 직접 방문 담당자가 다시 정리업무 효율 저하Por favor, Harry요청 내용 작성담당자 검토수락 여부·처리 예정일 전달진행 상황 모니터링
04화면

요청 하나가 돌아오기까지

요청 하나가 들어와 처리되고 요청한 사람에게 돌아가기까지, 화면 일곱 개가 이어집니다.

전에는메신저로 "급해요" 한 줄만 와서, 무엇을 언제까지 바꾸는지 다시 물어야 했습니다.

꼭 필요한 항목을 채워야 보낼 수 있습니다

  • 1유형과 제목을 먼저 고릅니다. 무엇을 바꾸는 요청인지가 여기서 정해집니다
  • 2언제까지, 어느 화면인지 고르고 내용을 적게 해서 다시 묻지 않습니다
  • 3화면 캡처와 파일을 붙여 말로 설명할 일을 줄입니다
업무 요청하기 양식. 시스템 업무포털, 요청 유형 기능수정이 선택되어 있고 제목·언제까지(이번 주)·어느 화면·내용이 채워져 있으며, 파일 두 개가 첨부된 상태로 「요청하기」 버튼이 보인다.

요청 작성: 필요한 내용은 요청하는 사람이 처음부터 채웁니다.

전에는메신저로 "급해요" 한 줄만 와서, 무엇을 언제까지 바꾸는지 다시 물어야 했습니다.

꼭 필요한 항목을 채워야 보낼 수 있습니다

  • 1유형과 제목을 먼저 고릅니다. 무엇을 바꾸는 요청인지가 여기서 정해집니다
  • 2언제까지, 어느 화면인지 고르고 내용을 적게 해서 다시 묻지 않습니다
  • 3화면 캡처와 파일을 붙여 말로 설명할 일을 줄입니다
업무 요청하기 양식. 시스템 업무포털, 요청 유형 기능수정이 선택되어 있고 제목·언제까지(이번 주)·어느 화면·내용이 채워져 있으며, 파일 두 개가 첨부된 상태로 「요청하기」 버튼이 보인다.
요청 작성: 필요한 내용은 요청하는 사람이 처음부터 채웁니다.

전에는전화로 받은 요청은 담당자 메모에만 남았습니다.

전화로 온 요청도 같은 곳에 등록합니다

전화로 오거나 직접 찾아온 요청은 담당자가 그 사람 이름으로 대신 등록합니다. 직접 작성하지 않는 사람이 있어도 요청은 한 곳에 모입니다.

요청 대신 등록 화면. 「누구의 요청인가요」에서 최민준(생산팀)이 선택되어 있고, 아래는 요청 양식과 같은 구조로 유형·제목·희망 시점·사유·화면 이름이 채워져 있다.
대리 등록: 담당자가 요청한 사람 이름으로 등록하고, 그다음은 똑같이 처리됩니다.

전에는받은 요청을 담당자가 할 일 목록에 다시 옮겨 적었습니다.

수락한 요청은 업무 목록으로 넘어갑니다

요청한 사람 칸이 있어 누구의 요청에서 나온 일인지 바로 보입니다. 지연된 것, 오늘 할 것, 기한이 남은 것 순으로 놓여 무엇부터 처리할지 고민하지 않습니다.

업무 목록 화면. 오늘·지연·약속임박·완료 같은 필터 칩 아래에 업무 세 건이 유형·상태·프로젝트·요청자·기한과 함께 표로 놓여 있다.
업무 목록: 기한 옆의 "약속"은 요청한 사람과 정한 날짜입니다.

전에는처음 요청이 어땠는지 메신저 대화를 거슬러 올라가 찾아야 했습니다.

요청 원문이 업무 화면에 붙어 있습니다

원문과 요청한 사람, 희망 날짜가 한 화면에 있어 다른 곳을 찾아볼 일이 없습니다. 요청이 걸린 업무는 지우거나 건너뛸 수 없습니다.

업무 상세 화면. 메모와 처리 내용 아래 「요청 맥락」 블록에 #844 이지우의 요청이 붙어 있고, 완료하면 요청자 화면이 바뀐다는 안내와 약속일 09/19가 적혀 있다.
업무 상세: 약속한 날짜와 요청한 사람이 늘 함께 보입니다.

전에는"그거 어떻게 됐어요?" 하는 연락이 수시로 왔습니다.

요청한 사람이 진행 상황을 직접 확인합니다

상태가 바뀔 때마다 요청한 사람에게 알림이 갑니다. 같은 팀 요청이 함께 묶이고 비고에 약속한 날짜가 적혀, 목록만 봐도 물어볼 일이 없습니다.

요청 진행 상황 화면. 제목 아래 "진행 중 · 9/19까지"가 크게 표시되고, 원본 요청과 담당자 메모, 접수·처리 일정 확정 이력이 차례로 보인다.
진행 상황: "그거 어떻게 됐나요"를 물으러 올 일이 없어졌습니다.
내 요청 목록. 「품질팀 요청」 아래 진행 중 탭에 요청 두 건이 상태·제목·프로젝트·요청자·접수일·비고와 함께 표로 보인다.
내 요청: 비고에 9/19까지, 9/30까지 적혀 있습니다.

전에는처리가 끝나도 요청한 사람은 따로 물어야 알 수 있었습니다.

처리 결과를 요청한 사람에게 알립니다

공개를 눌러야 요청한 사람에게 나갑니다. 담당자가 보는 글과 요청한 사람이 보는 글을 따로 적어, 내부에서 쓰는 말이 그대로 나가지 않습니다.

업데이트 화면. 9/15과 9/11에 공개된 지난 업데이트 두 건이 항목 목록과 「요청자에게 보인 글」과 함께 놓여 있다.
업데이트: 공개 전에는 초안으로 남고, 사람이 다듬어 내보냅니다.

전에는자리를 비우면 요청 확인도 멈췄습니다.

자리에 없어도 폰에서 처리합니다

검토를 기다리는 요청이 폰 화면에 맞춰 세로 카드로 놓이고, 수락·되묻기·보류·병합 버튼도 그대로 쓸 수 있습니다.

폰 화면. 심사 대기 두 건이 세로 카드로 서 있고 수락·되묻기·보류·병합 버튼이 그대로 보인다.

폰 390 × 844: 검토를 기다리는 요청 두 건과 그 아래 업무 목록.

비슷한 문제가 있다면

지금 상황을 한두 줄로 적어 보내 주세요. 이틀 안에 메일로 답장드립니다.

myonghyoyou@gmail.com
다음 이야기문제 은행

답을 내면 바로 채점되는 사내 문제 은행